Підготовка грантової заявки (юридична частина)

Підготовка грантової заявки — це не "заповнення форми". Це юридично значуща процедура, у якій клієнт офіційно подає донору пропозицію проєкту з повним пакетом документів, що підтверджують його право і спроможність виконати проєкт. Кожне поле форми, кожен документ у пакеті, кожна декларація — юридично обов'язкові заяви, які стають частиною майбутньої грантової угоди у разі схвалення фінансування.

Чому юридична частина заявки — окрема задача

1. Юридична частина ≠ "проєктна частина.
2. Юридична частина = майбутні зобов'язання.
3. Юридична частина = захист від integrity-ризиків.
4. Формальна досконалість = конкурентна перевага.

Що включає юридична частина грантової заявки

1. Корпоративні документи організації

Базовий пакет, який підтверджує юридичний статус заявника:

1. статут організації з усіма змінами;
2. виписка з ЄДР (для українських організацій) або еквівалентний документ для іноземних;
3. свідоцтво про реєстрацію як неприбуткової організації (де застосовно);
4. довідки про реєстрацію у податкових органах;
5. довідки про статус платника ПДВ (де застосовно);
6. аудиторські висновки за попередні роки (типово 2–3 роки);
7. фінансова звітність за попередні роки;
8. довідки про відсутність простроченої заборгованості перед бюджетом і фондами;
9. довідки про відсутність судових заборон, банкрутства, ліквідації.

Для іноземних замовників — з належною легалізацією (апостиль або консульська легалізація) і нотаріальним перекладом мовою програми.

2. Документи про повноваження

Хто має право підписувати заявку і всі документи у її складі:

1. рішення уповноваженого органу про подання заявки (засновники, наглядова рада, виконавчий орган — залежно від внутрішнього регулювання);
2. довіреність на представника заявника, якщо заявку підписує не перший керівник;
3. корпоративні документи, які підтверджують повноваження керівника;
4. підтвердження дієздатності організації.

Принципово важливе питання: повноваження на майбутнє виконання гранту, не лише на подання заявки. Це окремий блок, який часто пропускається — і потім створює серйозні юридичні проблеми.

3. Документи про реальних бенефіціарних власників

Beneficial Ownership Disclosure — обов'язковий елемент майже всіх сучасних грантових програм:

1. повна структура власності організації до кінцевих бенефіціарних фізичних осіб;
2. документальне підтвердження прав власності;
3. аналіз непрямого впливу і контролю;
4. документація щодо номінальних структур, трастів, фондів (якщо є);
5. підтвердження актуальності інформації на дату подання заявки.

4. Санкційний скринінг і відповідні декларації

Sanctions Declaration — заявник декларує, що:

1. не перебуває під санкціями ЄС, OFAC, ООН, Великої Британії, Канади, інших юрисдикцій, що мають значення;
2. бенефіціарні власники не перебувають у санкційних списках;
3. директори і ключові співробітники не перебувають у санкційних списках;
4. немає зв'язків з санкційними особами через спільну власність або контроль;
5. немає зв'язків з російським та білоруським капіталом на будь-якому рівні.

Перед поданням декларації — повний санкційний скринінг з документальним підтвердженням.

5. Debarment-перевірка

Negative Statement on Debarment — заявник декларує, що не перебуває у списках відсторонення:

1. World Bank Debarred Firms List;
2. EBRD Sanctioned Entities;
3. EIB Excluded Entities;
4. UN Procurement Suspension List;
5. національні і регіональні списки відсторонення.

6. Конфлікт інтересів

Conflict of Interest Declaration — заявник розкриває:

1. попередню участь у тому ж проєкті в інших ролях (наприклад, як консультант з підготовки ТЕО);
2. особисті зв'язки керівників і ключових співробітників із замовником;
3. паралельні контракти, які можуть створювати конфлікт;
4. ділові зв'язки з потенційними бенефіціарами проєкту;
5. інші обставини, які можуть кваліфікуватись як конфлікт інтересів за правилами донора.

Принцип "повне розкриття краще за приховування" — донори, як правило, прийнятливі до конфліктів інтересів, які прозоро розкриті, з планом їх mitigation.

7. Антикорупційні документи

Anti-Corruption Compliance Declaration і супровідні документи:

1. відсутність історичних випадків корупційних практик;
2. наявність внутрішньої антикорупційної програми;
3. зобов'язання дотримуватись Code of Conduct донора;
4. зобов'язання повідомляти про випадки тиску і пропозицій неправомірної вигоди;
5. зобов'язання повної кооперації з integrity-розслідуваннями донора.

8. Документи про досвід

Підтвердження попереднього досвіду виконання аналогічних проєктів:

1. референційні листи від попередніх замовників за встановленими формами;
2. звіти про виконані проєкти за встановленими форматами;
3. аудиторські висновки про попередні грантові проєкти (якщо застосовно);
4. фотозвіти, медіа-публікації, інші документи, що підтверджують реальність виконаних проєктів;
5. контакти попередніх замовників для верифікації донором.

9. Документи про команду

CV ключового персоналу проєкту з повною документальною підтримкою:

1. CV у форматі донора, не у "вільному форматі";
2. документи про освіту і кваліфікацію;
3. документи про професійний досвід з підтвердженням попередніх роботодавців;
4. сертифікати про знання мов;
5. підтвердження готовності працювати в проєкті (наявність відповідних договорів, заяв, корпоративних рішень).

10. Документи про партнерів (для консорціумних заявок)

Якщо заявка подається консорціумом:

1. корпоративні документи кожного партнера;
2. повноваження партнерів і їх представників;
3. Memorandum of Understanding або Partnership Agreement між учасниками;
4. рішення кожного партнера про участь у консорціумі;
5. узгодження ролей і розподілу робіт між партнерами;
6. узгодження фінансових потоків.

11. Документи про співфінансування

Якщо програма вимагає співфінансування з боку одержувача:

1. підтвердження джерел співфінансування (власні кошти, кредитні лінії, паралельні гранти, in-kind contribution);
2. юридичне оформлення зобов'язань щодо співфінансування;
3. корпоративні рішення про виділення коштів на співфінансування;
4. банківські гарантії або інші форми забезпечення (якщо вимагаються).

12. Підписана заявка та обов'язкові декларації

Фінальний документ заявки з усіма обов'язковими підписами:

1. підпис уповноваженої особи;
2. підпис аудитора (для деяких програм);
3. підписи партнерів консорціуму;
4. обов'язкові декларації за встановленими формами програми (Declaration of Honour, Statement of Compliance, Acknowledgment of Terms, інші).

13. Спеціальні документи для конкретних програм

Залежно від донора і програми — додатково:

1. Environmental Impact Assessment (для проєктів з можливим впливом на довкілля);
2. Social Impact Assessment;
3. Gender Equality Plan;
4. Data Protection Compliance Statement (GDPR — для проєктів у ЄС);
5. Research Ethics Approval (для наукових проєктів);
6. Visibility Plan (для проєктів з обов'язковими комунікаційними вимогами);
7. Security Plan (для проєктів у конфліктних зонах);

Що ми робимо

1. Систематична підготовка пакету документів

Не "збір документів за загальним списком", а систематична підготовка з фіксацією кожної вимоги програми і документу, який її закриває.

2. Юридичний аудит наявних документів

Усі документи проходять юридичну перевірку:

1. актуальність;
2. відповідність формам програми;
3. правильність посвідчення (апостиль, нотаріальний переклад, інше);
4. внутрішня узгодженість між документами.

Виявлені проблеми вирішуються до подання заявки.

3. Підготовка корпоративних рішень

Усі необхідні корпоративні рішення:

1. про подання заявки;
2. про делегування повноважень;
3. про прийняття зобов'язань щодо співфінансування;
4. про створення проєктної команди;
5. про укладення партнерських угод (для консорціумів);
6. інші, специфічні для конкретної програми.

4. Санкційний скринінг і підготовка декларацій

Повний санкційний скринінг з документальним підтвердженням:

1. перевірка по всіх ключових санкційних списках;
2. скринінг бенефіціарів, директорів, ключових співробітників;
3. виявлення зв'язків з санкційними особами;
4. виявлення російського/білоруського сліду;
5. скринінг основних постачальників і контрагентів.

На основі результатів — підготовка декларацій з юридично точним формулюванням.

5. Аналіз і розкриття конфлікту інтересів

Юридичний аналіз потенційних конфліктів інтересів з підготовкою:

1. декларацій про відсутність конфлікту (де це обґрунтовано);
2. розкриттів про наявні зв'язки (де треба прозоро розкрити);
3. планів mitigation (де потрібно показати, як зменшується вплив виявлених зв'язків).

6. Підготовка CV ключового персоналу

CV у форматі донора з повним документальним обґрунтуванням:

1. освіта і кваліфікація;
2. професійний досвід;
3. мовні навички;
4. спеціальні сертифікати;
5. роль у проєкті;
6. готовність до залучення.

7. Юридичне оформлення партнерства (для консорціумів)

Повний пакет документів для консорціумної заявки:

1. Memorandum of Understanding на етапі підготовки заявки;
2. Partnership Agreement, який буде укладений у разі схвалення;
3. рішення кожного партнера про участь;
4. юридичне оформлення розподілу робіт і коштів.

8. Юридична експертиза проєктної частини

Перевірка проєктної частини з юридичної точки зору:

1. реалістичність обіцянок;
2. чіткість формулювань;
3. узгодженість з юридичною частиною;
4. врахування юридичних ризиків;
5. збалансованість обсягу зобов'язань.

9. Юридична експертиза бюджету

1. відповідність eligible costs за правилами програми;
2. юридичне оформлення спів фінансування;
3. гнучкість бюджету для майбутніх корективів;
4. врахування податкових аспектів;
5. врахування валютних аспектів.

10. Юридичне оформлення спеціальних документів

Підготовка спеціальних документів, обов'язкових за конкретною програмою:

1. Environmental Impact Assessment;
2. Gender Equality Plan;
3. Data Protection Compliance Statement;
4. Visibility Plan;
5. Security Plan;
6. інші документи.

11. Фінальна перевірка пакета

Багаторівнева фінальна перевірка перед поданням:

1. кожен документ окремо — на повноту і коректність;
2. весь пакет — на узгодженість між документами;
3. формат подання — на відповідність вимогам програми;
4. строки — на запас перед дедлайном;
5. електронні платформи подання (EU Funding & Tenders Portal, Grants.gov, інші) — на правильність завантаження.

12. Юридичний супровід процедури подання

1. забезпечення своєчасності подання;
2. технічна підтримка електронного подання;
3. документальне підтвердження факту подання;
4. підготовка до можливих clarification requests з боку донора.