Аналіз трудових відносин та зобов'язань перед працівниками

Трудові відносини — це найбільш «жива» сфера діяльності будь-якої компанії. На відміну від нерухомості чи інтелектуальної власності, де ризики часто статичні, трудові ризики накопичуються щодня: з кожним новим працівником, кожним наказом, кожною виплатою заробітної плати, кожним звільненням. І ці ризики далеко не завжди очевидні до моменту, коли компанію відвідує інспектор Держпраці, податковий орган або до неї надходить позов колишнього працівника.

Аналіз трудових відносин (HR Due Diligence, кадровий аудит) — це обов'язкова процедура при:

1. купівлі або продажу бізнесу, злитті та поглинанні (M&A);
2. зміні власника чи реорганізації компанії;
3. залученні інвестицій;
4. підготовці до планової перевірки Держпраці чи податкових органів;
5. зміні керівника кадрової служби або переході на аутсорсинг кадрового обліку;
6. виявленні системних проблем у роботі з персоналом;
7. періодичній профілактичній перевірці (рекомендується раз на рік).

АО «Zahist» проводить комплексний правовий аналіз трудових відносин і зобов'язань перед працівниками, і в цій статті ми розкриваємо ключові аспекти такої перевірки.

Що саме перевіряється

Кадровий аудит — це комплексний аналіз кадрової документації та фактичних трудових відносин на відповідність вимогам Кодексу законів про працю України (КЗпП), спеціальних законів та внутрішніх локальних актів компанії. Перевірка дає відповіді на ключові питання:

1. Чи правильно оформлені трудові відносини? Чи є з кожним працівником належним чином укладений трудовий договір, чи не використовується замість нього цивільно-правовий договір там, де є реальні ознаки трудових відносин.
2. Чи дотримуються права працівників? Заробітна плата, відпустки, робочий час, охорона праці, гарантії для окремих категорій (мобілізовані, ВПО, особи з інвалідністю, вагітні).
3. Які зобов'язання має компанія перед працівниками сьогодні? Невиплачена заробітна плата, невикористані відпустки, компенсації, бонуси, відкладені виплати.
4. Які ризики виникнуть при зміні власника? Які працівники мають особливий захист від звільнення, які виплати потрібно буде здійснити при реорганізації.

Етапи перевірки трудових відносин

1. Аналіз локальних нормативних актів

Перший блок — це обов'язкові внутрішні документи компанії, наявність яких вимагає законодавство. Перевіряються:

1. правила внутрішнього трудового розпорядку (затверджуються трудовим колективом за поданням роботодавця);
2. колективний договір (його обов'язковість, реєстрація, відповідність законодавству);
3. положення про оплату праці та преміювання;
4. положення про комерційну таємницю та персональні дані;
5. положення про відрядження;
6. інструкції з охорони праці та документи з пожежної безпеки;
7. штатний розпис (актуальність, відповідність фактичній структурі);
8. положення про структурні підрозділи та посадові інструкції.

Відсутність обов'язкових локальних актів або їх невідповідність законодавству — типова знахідка кадрового аудиту, яка створює ризик штрафу до 8 647 грн за кожне порушення (у разі повторного — 17 294 грн).

2. Перевірка трудових договорів

Серцевина аудиту — індивідуальні трудові відносини з кожним працівником. Аналізуються:

1. факт укладення трудового договору в письмовій формі (для ФОП — обов'язково; для ТОВ — у випадках, передбачених ст. 24 КЗпП);
2. наявність наказів про прийняття на роботу та підписи працівників про ознайомлення з ними;
3. повідомлення ДПС про прийняття на роботу до моменту фактичного допуску працівника;
4. відповідність умов договору фактичним умовам праці (посада, оплата, режим);
5. наявність випробувального терміну та правильність його оформлення;
6. умови про матеріальну відповідальність (укладення договорів про повну матеріальну відповідальність лише з визначеними категоріями працівників);
7. умови про конфіденційність, неконкуренцію (з урахуванням обмежень українського законодавства).

3. «Трудовий чи цивільно-правовий?» — ключовий ризик

Один із найдорожчих ризиків — підміна трудових відносин цивільно-правовими договорами (ЦПД). Якщо людина фактично працює як працівник (підпорядкування правилам внутрішнього розпорядку, регулярна оплата, робоче місце, чітко визначений робочий час), але оформлена за договором підряду чи послуг — це порушення, яке кваліфікується як неоформлена праця.

Наслідки:

1. штраф 86 470 грн за кожного «неправильно оформленого» працівника;
2. донарахування ПДФО, військового збору, ЄСВ за весь період, плюс штрафи та пеня;
3. адміністративна відповідальність керівника за ст. 41 КУпАП;
4. у разі систематичних порушень — кримінальна відповідальність за ст. 172 КК України.

Окремо перевіряється використання гіг-контрактів за Законом «Про стимулювання розвитку цифрової економіки» — для резидентів Дія City це легальний інструмент, який не тягне штрафів за ст. 265 КЗпП.

4. Аналіз заробітної плати та виплат

Цей блок одночасно цікавить і Держпраці, і ДПС. Перевіряються:

1. дотримання мінімального розміру заробітної плати (8 647 грн з 01.01.2026);
2. своєчасність виплати (не рідше двох разів на місяць з інтервалом не більше 16 днів);
3. правильність нарахування доплат за роботу в нічний час, надурочну роботу, у вихідні та святкові дні;
4. розрахунок середнього заробітку для відпусток, лікарняних, відряджень;
5. утримання та сплата ПДФО (18%), військового збору (з 2024 року — 5%), ЄСВ (22%);
6. відсутність виплати «у конвертах» — це штраф 86 470 грн за кожного працівника;
7. наявність та обґрунтованість премій, бонусів, надбавок;
8. розрахунок при звільненні (своєчасність та повнота).

5. Облік робочого часу та відпусток

1. ведення табелів обліку робочого часу;
2. дотримання норм робочого часу (40-годинний тиждень за загальним правилом);
3. надання щорічної відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів, при цьому основна безперервна частина має бути не менше 14 днів;
4. надання додаткових відпусток (за роботу у шкідливих умовах, з ненормованим робочим днем, окремим категоріям);
5. наявність графіка відпусток та його дотримання;
6. облік невикористаних відпусток — це пряме грошове зобов'язання компанії перед працівниками (при звільненні компенсується грошима);
7. оформлення відряджень і виплата добових;
8. надання відпусток без збереження зарплати у законних межах.

6. Особливі категорії працівників

Окремий блок — працівники, які мають додаткові гарантії:

1. мобілізовані та учасники бойових дій — збереження робочого місця, посади та середнього заробітку; за порушення гарантій штраф 34 588 грн за кожного працівника;
2. внутрішньо переміщені особи (ВПО) — особливості оформлення, дистанційна робота;
3. працівники з тимчасово окупованих територій — легалізація трудових відносин має свою специфіку;
4. вагітні жінки, жінки з дітьми до 3 років — особливий захист від звільнення;
5. особи з інвалідністю — нормативи робочих місць (4% від середньооблікової чисельності для компаній з понад 8 працівниками), штрафи за невиконання нормативу;
6. неповнолітні — особливі умови праці;
7. іноземці — наявність дозволу на застосування праці, відповідність зайнятій посаді.

7. Охорона праці

1. наявність служби охорони праці або призначеного відповідального;
2. проведення інструктажів (вступний, первинний, повторний, позаплановий, цільовий) та їх документування;
3. медичні огляди (попередні, періодичні, позачергові) для визначених категорій;
4. атестація робочих місць за умовами праці;
5. забезпечення засобами індивідуального захисту, спецодягом;
6. документування нещасних випадків на виробництві;
7. спеціальне навчання з питань охорони праці для керівників та посадових осіб.

8. Трудові книжки та електронний облік

В Україні триває перехід до електронного обліку трудової діяльності. До 10 червня 2026 року роботодавці та працівники мають подати сканкопії трудових книжок до Пенсійного фонду України для оцифрування. Перед скануванням необхідно провести аудит записів у трудових книжках:

1. повнота даних (ПІБ без скорочень, дати, посади);
2. правильність формулювань підстав звільнення;
3. наявність печаток і підписів;
4. ведення книги обліку руху трудових книжок;
5. відповідність записів наказам.

9. Військовий облік

Окремий блок, який набуває критичного значення в умовах воєнного стану:

1. ведення особових карток військовозобов'язаних;
2. своєчасне подання списків до ТЦК;
3. бронювання працівників (для критично важливих підприємств);
4. дотримання гарантій для мобілізованих.

Аналіз зобов'язань перед працівниками

Окремий і дуже важливий блок для угод M&A та зміни власника — інвентаризація фактичних та потенційних зобов'язань компанії перед персоналом. Це «приховані борги», які можуть суттєво вплинути на вартість бізнесу:

1. невиплачена або несвоєчасно виплачена заробітна плата (за прострочення більше місяця — штраф 25 941 грн);
2. компенсація за невикористані відпустки (накопичуються роками);
3. відстрочені бонуси та премії;
4. вихідна допомога при звільненні за ст. 36, 40 КЗпП;
5. виплати при скороченні штату (попередження за 2 місяці, вихідна допомога);
6. зобов'язання за колективним договором, які перейдуть до нового власника;
7. судові спори з працівниками та потенційні позови;
8. зобов'язання за угодами про неконкуренцію та про збереження конфіденційності;
9. невиконані гарантії перед мобілізованими.

Зміна власника чи реорганізація компанії не означає автоматичного звільнення працівників: за нормами КЗпП трудові відносини переходять до нового роботодавця. Це означає, що покупець бізнесу приймає всі трудові зобов'язання разом із компанією.

Перевірки, які чекають на роботодавця

Трудові відносини контролюють кілька органів:

1. Держпраці — основний контролюючий орган за дотриманням законодавства про працю; проводить як планові, так і позапланові перевірки;
2. ДПС — у частині нарахування зарплатних податків (ПДФО, ВЗ, ЄСВ), а також під час фактичних перевірок може встановлювати наявність неоформлених працівників;
3. Пенсійний фонд України — у частині звітності та обліку страхового стажу;
4. прокуратура та правоохоронні органи — у випадках, що мають ознаки кримінального правопорушення.

Важливий нюанс: у період дії воєнного стану, якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконає припис про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки Держпраці, штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються. Це шанс виправити ситуацію без фінансових санкцій — але лише за умови повного і своєчасного виконання припису.

Чому варто залучати юристів

Самостійний аудит силами штатної кадрової служби має очевидні обмеження: працівник кадрової служби рідко зацікавлений виявляти власні помилки, а у малих компаніях бухгалтер часто веде кадровий облік «за залишковим принципом». Професійний правовий аналіз трудових відносин передбачає:

1. незалежну, неупереджену перевірку без особистих факторів;
2. комплексний аналіз із застосуванням актуальної судової практики Верховного Суду у трудових спорах;
3. виявлення системних, а не разових порушень;
4. розрахунок потенційного фінансового ризику (сума можливих штрафів);
5. пріоритизацію порушень за критичністю (low/medium/high) та розробку плану усунення;
6. юридичний супровід приведення документації у відповідність;
7. підготовку компанії до перевірки Держпраці чи ДПС;
8. захист інтересів роботодавця у трудових спорах та оскарженні штрафів.