Як отримати довідку про сімейний стан з України, перебуваючи в ЄС

Офіційна назва — довідка про сімейний стан, або довідка про те, що особа не перебуває у шлюбі. Видається відповідно до Правил державної реєстрації актів цивільного стану.

Документ підтверджує два факти:

1. На дату видачі особа не перебуває у зареєстрованому шлюбі
2. За даними ДРАЦС, така особа не реєструвала шлюб, який не був припинений

Для чого потрібна

1. Укладення шлюбу в країні ЄС — обов'язково в усіх країнах
2. Підтвердження статусу для міграційних або соціальних служб
3. Спадкові справи з міжнародним елементом
4. Інколи — для деяких бізнес-операцій або відкриття рахунків

Термін дії

Довідка чинна обмежений час. У Чехії — не старше 6 місяців на момент подачі заяви на шлюб. У Німеччині — зазвичай 6 місяців. У Польщі — теж 6 місяців. У Франції, Нідерландах, Фінляндії — від 3 до 6 місяців. Точні строки треба перевіряти — деякі органи ЄС жорсткіші.

Це означає: якщо процес шлюбу затягнувся (наприклад, у Німеччині через Befreiung), довідку доведеться замовляти повторно.

Хто видає і як це працює

Видача — органи Державного реєстру актів цивільного стану (ДРАЦС). Конкретно:

1. ДРАЦС за місцем реєстрації проживання заявника — основний шлях
2. ДРАЦС за місцем народження — резервний варіант
3. Будь-який ДРАЦС в Україні — у виняткових випадках, через систему єдиного реєстру

З 2018 року в Україні діє Єдиний державний демографічний реєстр і реєстр актів цивільного стану. Це означає, що теоретично будь-який ДРАЦС в Україні може запитати дані з реєстру і видати довідку. На практиці — найшвидше через ДРАЦС за реєстрацією, бо там Ваша справа фізично.

Шляхи отримання — порівняння

Шлях 1. Через консульство України в країні проживання.

В деяких країнах ЄС консульства України приймають заяви на видачу довідок про сімейний стан. Заявка передається до ДРАЦС в Україні, який готує довідку, повертає в консульство, Ви забираєте.

Шлях 2. Через українських родичів.

Родич (мама, сестра, друг) йде в ДРАЦС за Вашою реєстрацією, замовляє довідку. Якщо вона видається на Ваше ім'я — родич отримати її без нотаріального доручення зазвичай не може. Тому навіть цей шлях вимагає доручення.

Шлях 3. Через адвоката в Україні за дорученням.

Ви оформлюєте нотаріальне доручення (через консульство або у місцевого нотаріуса з апостилем). Передаєте нам — наш адвокат в Україні діє від Вашого імені.

Особливі ситуації

1. Якщо Ви з тимчасово окупованих територій або зони бойових дій. Ви, наприклад, з Маріуполя, Мелітополя, Луганська, Бахмута. ДРАЦС за місцем реєстрації фізично не функціонує або в зоні небезпеки. У цьому випадку довідку видає будь-який ДРАЦС в Україні через єдиний реєстр. Якщо ваш реєстраційний запис був тільки в локальному, не цифровизованому архіві — справа складніша. Можливе встановлення фактів через суд, видача дублікатів за реєстром територіальних громад. Працюємо з цим.
2. Якщо Ви були в шлюбі і він припинений. Окрім довідки про сімейний стан, потрібне свідоцтво про розлучення (або смерть колишнього з подружжя). Все з апостилем і перекладом. Робимо в одному пакеті.
3. Якщо у Вас радянський паспорт або документи з різних періодів. Бувають випадки, коли довідки не співпадають через різні написання прізвища (українською/російською в радянські часи, потім зміни). У такому випадку додатково готуємо довідку про тотожність особи.
4. Якщо ДРАЦС не може знайти Ваш запис. Рідко, але буває — реєстраційний запис було загублено, не оцифровано, помилково зареєстровано в іншій книзі. У такому випадку потрібно встановлювати факт через суд («встановлення факту реєстрації акту цивільного стану»). Це довше — 2–3 місяці, але реальний механізм.
5. Якщо Ви маєте подвійне громадянство. Якщо Ви, наприклад, громадянин України і Польщі — питання, який документ потрібен ЄС-органу для шлюбу. Зазвичай — українська довідка плюс підтвердження польського громадянства. У кожному випадку — окремий аналіз.

Що ми робимо

1. Консультація з аналізом конкретної ситуації — яка країна ЄС, для якого органу, які саме документи потрібні.
2. Підготовка тексту доручення для оформлення у консульстві або в нотаріуса в країні проживання.
3. Отримання довідки про сімейний стан у ДРАЦС — через офіс у Вашому місті в Україні.
4. Апостиль через Міністерство юстиції України.
5. Присяжний переклад — через перекладача, акредитованого в країні призначення.
6. Доставка пакета документів у країну проживання.
7. При потребі — додаткові документи (довідки про розлучення, про смерть, про тотожність).
8. Якщо у Вас особлива ситуація (з ТОТ, з втраченими записами) — встановлення фактів через суд.