Свідоцтво про народження з апостилем та присяжним перекладом

Свідоцтво про народження — другий за важливістю документ після паспорта в багатьох європейських процедурах. Шлюб у Німеччині, Польщі, Чехії, Франції, Нідерландах, Фінляндії — потрібно. ВНЖ за різними підставами — потрібно. Реєстрація народженої в Україні дитини в європейському реєстрі — потрібно. Спадщина — потрібно. Деякі банківські операції, нотаріальні дії — потрібно.

І щоразу — у форматі, який Standesamt, USC, gemeente, mairie зможе прийняти. Це означає не просто «дістати з валізи». Це означає апостиль і присяжний переклад — два кроки, без яких документ для ЄС юридично не існує.

Що в Україні називається свідоцтвом про народження

Свідоцтво про народження видається органами Державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС). У вас на руках може бути одна з кількох версій:

1. Українське свідоцтво нового зразка (видане з 1991 року після здобуття незалежності) — стандартний формат, легко оформити апостиль
2. Свідоцтво до 2003 року — українське, але формат старіший. Зазвичай теж приймається, але деякі європейські органи можуть запросити перевипуск
3. Радянське свідоцтво (видане до 1991 року в УРСР) — формально юридично дійсне в Україні, але Standesamt і Mairie часто не приймають його. Потрібен дублікат українського зразка
4. Свідоцтво з пострадянських країн (РФ, Білорусь, Казахстан тощо) — окрема ситуація, що залежить від конкретної юрисдикції

Якщо у Вас радянське свідоцтво

Не панікуйте, але плануйте дублікат. Йдете в український ДРАЦС за місцем народження або реєстрації, замовляєте дублікат сучасного українського зразка. Він видається на основі архівного запису, є повністю легітимним документом, але вже у форматі, який ЄС спокійно приймає.

Через нашу мережу офісів отримуємо такий дублікат без Вашої поїздки.

Апостиль: що це і де ставиться

Апостиль — це штамп, передбачений Гаазькою конвенцією 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Усі країни ЄС і Україна — учасники Конвенції.

Що дає апостиль:

1. Підтверджує, що документ виданий компетентним органом
2. Підтверджує, що підпис особи, яка видала документ, справжній
3. Скасовує необхідність консульської легалізації (повної процедури, що раніше була обов'язкова)

Де в Україні ставлять апостиль на свідоцтво про народження:

1. Міністерство юстиції України — для документів ДРАЦС (свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть)
2. Не Міністерство закордонних справ, як деякі думають. МЗС ставить апостилі на інші типи документів (дипломи, нотаріальні документи)

Куди подається

Звернення можливе через ЦНАП (Центр надання адміністративних послуг) у багатьох містах України, через адвоката за дорученням, або особисто в Міністерство юстиції в Києві.

Присяжний переклад: чому не звичайний

Це місце, де часто ламається процес. Багато людей думають: «Ну переклад — переклад. Замовлю на UpWork або в звичайному бюро».

Звичайний переклад європейські органи не приймають. Standesamt, USC, mairie, gemeente, DVV вимагають переклад від присяжного перекладача, акредитованого у відповідній країні. У різних країнах:

1. Німеччина — vereidigter Übersetzer (присяжний у конкретному суді)
2. Польща — tłumacz przysięgły (записаний у списку Міністерства юстиції)
3. Чехія — soudní tlumočník (внесений до реєстру Міністерства юстиції)
4. Франція — traducteur assermenté (експерт-перекладач при Cour d'appel)
5. Нідерланди — beëdigde vertaler (зареєстрований у Bureau Wbtv)
6. Фінляндія — auktorisoitu kääntäjä (авторизований Освітнім управлінням)

Присяжний перекладач несе юридичну відповідальність за точність перекладу. Підпис і печатка такого перекладача надають документу юридичну силу — фактично робить переклад прирівняним до самого документа в правовому сенсі.

Що буває, якщо принести звичайний переклад. Орган не приймає, повертає документи, очікування зі шлюбом або іншою справою затягується на тижні чи місяці.

Послідовність дій

Крок 1. Перевіряємо існуюче свідоцтво. Якщо у Вас сучасне українське — переходимо до апостиля. Якщо радянське або суттєво пошкоджене — спочатку замовляємо дублікат.

Крок 2. Апостиль. Через Міністерство юстиції України, наш адвокат за дорученням. 2–10 робочих днів.

Крок 3. Присяжний переклад. Через перекладача в країні, де документ буде використовуватись. Не в Україні — переклад, зроблений в Україні «для Німеччини», німецькі органи не приймають.

Крок 4. Доставка. Документ надсилається Вам у країну проживання поштою або кур'єром. Можливість отримання через наш офіс у Берліні, Празі, Кракові, Парижі, Амстердамі, Гельсінкі.

Інші сценарії використання свідоцтва

Окрім шлюбу, свідоцтво про народження потрібне:

1. Реєстрація дитини в європейській системі. Якщо дитина народилась в Україні, а Ви живете в ЄС, треба внести її в реєстр місцевого gemeente, USC, Standesamt — для шкільної реєстрації, медичного страхування, паспорта
2. Спадкові справи. Якщо є спадщина в Україні або в ЄС, свідоцтво про народження доводить родинний зв'язок
3. Громадянство дитини. Деякі країни ЄС видають своє громадянство дітям, якщо один з батьків — громадянин. Свідоцтво — основа доказів
4. Усиновлення. Свідоцтва усиновлювачів і дитини
5. Соціальні виплати, освіта, медичне страхування. Інколи потрібне підтвердження особи через свідоцтво
6. Переоформлення прізвища при шлюбі. Деякі країни вимагають свідоцтво для зміни запису в системі

В кожному з цих випадків логіка та сама — апостиль і присяжний переклад.

Що ми робимо

1. Перевіряємо Ваше існуюче свідоцтво — чи годиться, чи потрібен дублікат.
2. Замовляємо дублікат у ДРАЦС за місцем народження (через нашу мережу 50+ офісів в Україні) — без Вашої поїздки.
3. Готуємо доручення для оформлення в українському консульстві або у місцевого нотаріуса в країні проживання.
4. Ставимо апостиль через Міністерство юстиції України.
5. Замовляємо присяжний переклад у країні Вашого проживання — через перевіреного перекладача.
6. Доставляємо повний пакет — поштою або через наш офіс у Берліні, Празі, Кракові, Парижі, Амстердамі, Гельсінкі.
7. При потребі — паралельно готуємо інші документи (довідку про сімейний стан, свідоцтво про розлучення, про шлюб).
8. Якщо є проблеми (втрачені записи, ТОТ, помилки в документі) — встановлення фактів через суд, виправлення.