De Belastingdienst eist een inkomensverklaring uit Oekraïne: hoe u geen dubbele belasting betaalt
Een verzoek om een inkomensverklaring uit Oekraïne is geen reden om dubbele belasting te betalen, maar juist een manier om die te vermijden. De Belastingdienst moet het volledige inkomensbeeld zien om het verdrag tussen Polen en Oekraïne correct toe te passen en de in Oekraïne reeds betaalde belasting te verrekenen.
Internationale Law Firm "Zahist" begeleidt cliënten bij fiscale kwesties in Polen. Volgens onze praktijk ontstaat dubbele belasting meestal niet door het verzoek om de verklaring zelf, maar doordat iemand de brief van de Belastingdienst negeert of de documenten uit Oekraïne niet op tijd verzamelt — waardoor de belasting wordt berekend zonder rekening te houden met wat daar al is betaald.
We leggen uit waarom dit verzoek ontstaat, hoe het verdrag ter voorkoming van dubbele belasting werkt en welke documenten echt nodig zijn.
Waarom de Belastingdienst een inkomensverklaring uit Oekraïne vraagt
De Belastingdienst vraagt een inkomensverklaring uit Oekraïne wanneer er reden is om aan te nemen dat iemand fiscaal inwoner van Polen is geworden, maar nog steeds inkomen uit Oekraïense bronnen ontvangt.
Zonder deze gegevens kan de instantie de belasting eenvoudigweg niet correct berekenen en het verrekeningsmechanisme toepassen — daarom werkt het documentverzoek in het voordeel van de belastingplichtige, niet ertegen.
In de praktijk wordt zo’n brief vaak als dreiging ervaren, terwijl het in wezen een technisch verzoek is: de ambtenaar heeft cijfers nodig om het verdrag correct toe te passen, niet met de bedoeling extra belasting boven het verschuldigde bedrag op te leggen.
Fiscaal inwonerschap in Polen — de 183-dagenregel
Fiscaal inwonerschap in Polen wordt in de eerste plaats bepaald door de verblijfsduur: als iemand in een kalenderjaar meer dan 183 dagen in het land doorbrengt, wordt hij of zij in beginsel Pools fiscaal inwoner.
Het tweede, minder voor de hand liggende criterium is het centrum van de levensbelangen: waar het gezin, de hoofdverblijfplaats en het werk zich bevinden. De beoordeling van het inwonerschap is altijd individueel en beperkt zich niet tot het tellen van dagen.
Verklaring over het centrum van de levensbelangen — wat is het en waarvoor dient het
Een Oekraïner kan de verplaatsing van het centrum van belangen naar Polen bevestigen met een eigen verklaring (oświadczenie) — op basis daarvan erkent de werkgever de persoon meteen als Pools inwoner vanaf de eerste verblijfsdag.
De werkgever is niet verplicht de juistheid van deze verklaring te controleren als er geen documenten of informatie zijn die haar tegenspreken — maar de aanvrager blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens.
Als later blijkt dat de verklaring niet met de werkelijkheid overeenkwam — bijvoorbeeld omdat het gezin en de feitelijke woning in Oekraïne bleven — kan het inwonerschap met terugwerkende kracht worden herzien, en juist dan ontstaat het risico op naheffingen.
Verdrag ter voorkoming van dubbele belasting Polen-Oekraïne
Het verdrag ter voorkoming van dubbele belasting tussen Polen en Oekraïne bestaat juist om te voorkomen dat hetzelfde inkomen tweemaal wordt belast — zowel in het bronland als in het woonland.
Voor arbeidsinkomen stelt het verdrag een niet-inwoner alleen vrij van belasting in Polen als het verblijf daar niet langer is dan 183 dagen in een kalenderjaar.
Bij overschrijding van die termijn wordt arbeidsinkomen in Polen volgens Poolse regels belast vanaf de eerste verblijfsdag.
Hoe de methode van evenredige aftrek werkt
Wanneer hetzelfde inkomen in beide landen belastbaar zou kunnen zijn, voorziet het verdrag in een verrekeningsmechanisme: de in Oekraïne betaalde belasting wordt afgetrokken van het bedrag dat in Polen voor datzelfde inkomen verschuldigd is.
Juist voor de berekening van deze verrekening heeft de Belastingdienst de verklaring over inkomen en betaalde belasting in Oekraïne nodig — zonder die verklaring is er eenvoudigweg geen grond om de methode toe te passen, en moet de belasting volledig in Polen worden betaald.
Belangrijke nuance: de verrekening dekt niet altijd het volledige bedrag — als het belastingtarief in Oekraïne lager is dan het Poolse, moet het verschil toch in Polen worden bijbetaald, niet in Oekraïne.
Welke documenten inkomen en inwonerschap in Oekraïne bewijzen
De inkomensverklaring is niet het enige document dat nodig kan zijn; het volledige pakket hangt af van de inkomensbron en het type werkzaamheden in Polen.
- Inkomensverklaring uit Oekraïense bron over de relevante periode
- Certificaat van fiscaal inwonerschap, afgegeven door de Oekraïense belastingdienst
- Documenten over de in Oekraïne over het inkomen betaalde belasting
- Verklaring over het centrum van de levensbelangen (oświadczenie), indien die is ingediend
In de praktijk is het verkrijgen van een certificaat van fiscaal inwonerschap uit Oekraïne vaak niet eenvoudig — precies daardoor loopt de behandeling bij de Belastingdienst vertraging op, en de belastingplichtige doet er goed aan dit proces tijdig te starten, niet pas na ontvangst van de brief met het verzoek.
Als een deel van de documenten objectief niet op tijd kan worden verkregen vanwege de omstandigheden in Oekraïne, is het raadzaam de Belastingdienst schriftelijk te informeren en om verlenging van de termijn te verzoeken.
Stilzwijgen en het volledig uitblijven van een reactie worden altijd slechter beoordeeld dan een gedeeltelijk antwoord met uitleg over de redenen van de vertraging.
PIT-ZG en de aangifte van buitenlands inkomen in Polen
Een Pools fiscaal inwoner geeft al zijn inkomen aan, inclusief inkomen uit het buitenland — daarvoor wordt bij de hoofdverklaring PIT de bijlage PIT-ZG gevoegd — informatie over inkomen uit buitenlandse bronnen.
Het formulier wordt apart per land van herkomst van het inkomen ingediend, zodat voor inkomen uit Oekraïne een aparte bijlage PIT-ZG wordt ingevuld, ongeacht het aantal andere buitenlandse bronnen.
Het weglaten van deze bijlage ontslaat niet van belasting — integendeel, het bemoeilijkt juist het bewijs van het recht op verrekening van de in Oekraïne reeds betaalde belasting wanneer de zaak uiteindelijk wordt gecontroleerd.
| Situatie | Wat indienen |
| Inwoner van Polen met alleen inkomen in Polen | Gewone PIT-aangifte |
| Inwoner van Polen met ook inkomen in Oekraïne | PIT + bijlage PIT-ZG voor Oekraïne |
| Niet-inwoner, werkt op basis van een opdrachtcontract zonder certificaat | Risico op inhouding van 20% ryczałt in Polen |
| Niet-inwoner met certificaat van inwonerschap van Oekraïne | Belastingheffing volgens de voorwaarden van het verdrag |
Typische fouten die tot dubbele belasting leiden
De meeste gevallen van dubbele belasting zijn geen gevolg van het verdrag zelf, maar het resultaat van enkele veelvoorkomende fouten van belastingplichtigen.
- Negeren van de brief van de Belastingdienst met het verzoek om een verklaring — de zaak wordt afgehandeld zonder rekening te houden met de in Oekraïne betaalde belasting
- Ontbreken van een certificaat van fiscaal inwonerschap bij werk op basis van een opdrachtcontract
- Te late indiening van de verklaring over het centrum van de levensbelangen
- Verwarring tussen de status van inwoner en het feit van Oekraïens staatsburgerschap
Volgens onze ervaring is juist stilzitten het duurst: zolang de documenten uit Oekraïne worden verzameld, lopen de antwoordtermijnen van de Belastingdienst door, en zonder formeel verzoek om verlenging kan de zaak in het nadeel van de belastingplichtige worden beslist.
Nog een veelvoorkomende situatie is dat iemand zich tegelijk als inwoner van zowel Oekraïne als Polen beschouwt, terwijl volgens het verdrag het inwonerschap altijd ten gunste van slechts één land wordt bepaald op basis van duidelijke criteria, en niet willekeurig naar goeddunken van de belastingplichtige.
Juridische bijstand bij fiscale kwesties in Polen
Vragen over inwonerschap, toepassing van het verdrag en het verzamelen van documenten uit Oekraïne moeten in samenhang worden bekeken — afzonderlijk geeft elk van deze punten zelden het volledige beeld.
Juristen van Internationale Law Firm "Zahist" helpen bij het bepalen van het fiscaal inwonerschap, het opstellen van een antwoord op het verzoek van de Belastingdienst en het verzamelen van de documenten die nodig zijn voor de verrekening van de in Oekraïne betaalde belasting.
Als u een brief heeft ontvangen met het verzoek om een inkomensverklaring uit Oekraïne en u niet zeker weet hoe verder te handelen, neem dan contact op met Internationale Law Firm "Zahist" — we bespreken uw situatie tijdens een consultatie.
