Geburtsurkunde eines im Ausland geborenen Kindes
Die Geburtsurkunde eines im Ausland geborenen Kindes kann auf zwei Wegen ausgestellt werden — über das Konsulat der Ukraine oder über die örtliche Standesbehörde mit anschließender Legalisierung des Dokuments. Die Wahl des Weges beeinflusst die Fristen, den Umfang der Unterlagen und die Geschwindigkeit, mit der das Kind in die ukrainischen Register eingetragen wird.
Die Internationale Anwaltskanzlei "Zahist" unterhält Vertretungen in sechs Ländern — Frankreich, Polen, Finnland, den Niederlanden, Deutschland und Tschechien. Das Unternehmen unterstützt ukrainische Familien seit vielen Jahren bei der Ausstellung genau solcher Dokumente und kennt das Verfahren daher nicht nur vom Hörensagen, sondern aus der Praxis jedes einzelnen Landes.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Geburtsurkunde eines im Ausland geborenen Kindes besondere Sorgfalt im Detail erfordert: eine fehlerhaft angefertigte Übersetzung oder ein fehlender Apostille-Vermerk kann die Anerkennung des Dokuments in der Ukraine um Monate verzögern.
Zwei Wege zur Registrierung der Geburt eines Kindes im Ausland
Der erste Weg besteht darin, sich an die diplomatische Vertretung oder die konsularische Einrichtung der Ukraine am Wohnort zu wenden und die Geburt dort unmittelbar zu registrieren — nach vorheriger Terminbuchung über das Portal „e-Konsul“.
Der zweite Weg besteht darin, die Geburt bei der zuständigen Behörde des Aufenthaltslandes zu registrieren, die örtliche Urkunde zu erhalten und diese anschließend für die Verwendung in der Ukraine zu legalisieren.
Der Konsul führt keine eigene Registrierung durch, wenn das Recht des Aufenthaltslandes vorschreibt, dass eine solche Registrierung ausschließlich durch örtliche Behörden erfolgen muss — in den meisten europäischen Ländern ist dies der Fall, weshalb häufiger der zweite Weg gewählt wird.
Wer den Antrag auf Registrierung stellen kann
Den Antrag auf Registrierung der Geburt des Kindes stellt in der Regel ein Elternteil, der über ein Ausweisdokument verfügt und bei der Geburt anwesend war oder den Geburtsvorgang durch medizinische Unterlagen belegen kann.
Sind die Eltern nicht verheiratet, kann das Verfahren zur Feststellung der Abstammung des Kindes vom Vater je nach Recht des Aufenthaltslandes abweichen; dieser Punkt sollte daher gesondert geklärt werden.
Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade die Feststellung der Vaterschaft am häufigsten Schwierigkeiten bei Familien bereitet, in denen die Eltern zum Zeitpunkt der Geburt des Kindes nicht in einer formellen Ehe lebten.
Legalisierung der ausländischen Urkunde: Apostille und konsularische Legalisation
Eine ausländische Geburtsurkunde hat in der Ukraine volle Rechtskraft, wenn sie mit einer Apostille versehen oder einer konsularischen Legalisation unterzogen wurde — je nachdem, ob das betreffende Land dem Haager Übereinkommen beigetreten ist.
Gehört das Land dem Haager Übereinkommen an, genügt die Apostille. Andernfalls ist die konsularische Legalisation über die diplomatische Vertretung der Ukraine in diesem Land erforderlich.
Darüber hinaus bestehen bilaterale Rechtshilfeabkommen zwischen der Ukraine und einer Reihe von Staaten, bei denen weder Apostille noch Legalisation erforderlich sind — dies sollte für das konkrete Wohnsitzland der Familie geprüft werden.
Übersetzung und Einreichung der Unterlagen bei den ukrainischen Registern
Nach der Legalisierung muss die Urkunde notariell ins Ukrainische übersetzt werden — die Übersetzung wird zusammen mit dem Original bei der zuständigen Stelle in der Ukraine zur Eintragung des Kindes in die Register eingereicht.
Für die Eintragung der Daten des Kindes werden die ausländische Geburtsurkunde oder ein Auszug aus dem Geburtenregister, die Pässe der Eltern sowie ein Dokument benötigt, das die ukrainische Staatsangehörigkeit mindestens eines Elternteils bestätigt.
Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Übersetzung, die die Anforderungen der konkreten ukrainischen Behörde nicht berücksichtigt, häufig nachgebessert werden muss — die formellen Anforderungen an die Gestaltung der Übersetzung sollten daher im Voraus geklärt werden.
Vergleich der beiden Wege zur Ausstellung des Dokuments
| Kriterium | Registrierung im Konsulat | Örtliche Registrierung + Legalisierung |
| Wo ausgestellt | Konsulat der Ukraine | Örtliche Behörde des Aufenthaltslandes |
| Termin erforderlich | Ja, über „e-Konsul“ | Abhängig vom Land |
| Apostille/Legalisierung | Nicht erforderlich | Erforderlich (außer bei besonderen Abkommen) |
| Übersetzung ins Ukrainische | Nicht sofort erforderlich | Für die Einreichung in der Ukraine erforderlich |
| Anwendbarkeit | Nur soweit vom Land gestattet | Praktisch überall in der EU |
Staatsangehörigkeit des Kindes und Eintragung in die Register der Ukraine
Ist mindestens ein Elternteil ukrainischer Staatsangehöriger, erwirbt das Kind nach der allgemeinen Regel die ukrainische Staatsangehörigkeit unabhängig vom Geburtsort — die bloße Tatsache der Geburt im Ausland ändert daran nichts.
Nach Legalisierung und Übersetzung der ausländischen Urkunde werden die Daten des Kindes in die ukrainischen staatlichen Register eingetragen, wodurch seine Staatsangehörigkeit offiziell und nicht nur faktisch bestätigt wird.
Darüber hinaus kann es für die Eltern erforderlich sein, ein Ausweisdokument des Kindes für die Ausreise ins Ausland zu beantragen, wenn Reisen in die Ukraine oder in andere Länder geplant sind.
Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Familien erst dann von der Notwendigkeit der Eintragung des Kindes in die ukrainischen Register erfahren, wenn bereits eine Reise geplant ist — dies kann und sollte jedoch im Voraus erledigt werden, ohne auf eine dringende Notwendigkeit zu warten.
Besonderheiten für in verschiedenen EU-Ländern geborene Kinder
Das Verfahren zur Erlangung der örtlichen Geburtsurkunde unterscheidet sich von Land zu Land: Mancherorts erfolgt die Registrierung automatisch über die Geburtsklinik, andernorts ist das persönliche Erscheinen der Eltern innerhalb einer bestimmten Frist erforderlich.
Die Anforderungen an Übersetzung und Legalisierung der Dokumente können zudem je nachdem abweichen, welche ukrainische Behörde das Dokument verwenden wird — das Konsulat, das Standesamt am Meldeort oder eine andere Stelle.
Unsere Erfahrung zeigt, dass im Voraus geklärte Anforderungen des konkreten Landes und der konkreten ukrainischen Behörde der Familie Wochen des Wartens und erneuter Anträge ersparen.
Im Folgenden einige praktische Beobachtungen aus der Arbeit unserer Vertretungen in den Ländern, in denen solche Dokumente für ukrainische Familien am häufigsten ausgestellt werden.
- Frankreich — die Geburtsurkunde (acte de naissance) stellt die Gemeindeverwaltung (mairie) am Geburtsort aus; in der Praxis sollte die Übersetzung bereits unter Berücksichtigung des in Frankreich üblichen Dokumentenformats beauftragt werden.
- Polen — für die Registrierung ist das Urząd Stanu Cywilnego (USC) zuständig, das Kurz- und Vollauszüge ausstellt; für die ukrainischen Register ist nach unserer Erfahrung in der Regel der Vollauszug erforderlich.
- Finnland — die Behörde DVV trägt die Geburtsdaten automatisch auf Grundlage der Angaben der Geburtsklinik in das Register ein; ein gesonderter Antrag der Eltern ist meist nicht erforderlich.
- Niederlande — die Registrierung erfolgt bei der Gemeinde (gemeente) innerhalb weniger Werktage; zusammen mit der Urkunde erhält das Kind eine BSN-Nummer.
- Deutschland — die Geburtsurkunde (Geburtsurkunde) stellt das Standesamt am Geburtsort des Kindes aus.
- Tschechien — für die Registrierung ist die örtliche matrika zuständig, die den rodný list — das örtliche Pendant zur Geburtsurkunde — ausstellt.
Welche Unterlagen vorzubereiten sind
Das Standardpaket umfasst die Geburtsbescheinigung der medizinischen Einrichtung oder eine Bescheinigung des die Geburt betreuenden Arztes sowie den Pass mindestens eines Elternteils.
Zusätzlich kann die Heiratsurkunde der Eltern erforderlich sein, sofern vorhanden, sowie alle Unterlagen, die die örtliche Standesbehörde gerade in diesem Aufenthaltsland verlangt.
- Holen Sie die örtliche Geburtsurkunde im Aufenthaltsland ein
- Lassen Sie die Apostille oder die konsularische Legalisation des Dokuments vornehmen
- Fertigen Sie eine notariell beglaubigte Übersetzung ins Ukrainische an
- Reichen Sie die Unterlagen zur Eintragung des Kindes in die ukrainischen Register ein
Bearbeitungsfristen und wann am besten zu beginnen ist
Die örtliche Geburtsurkunde wird in der Regel rasch ausgestellt — innerhalb weniger Tage oder Wochen, je nach Land —, während Legalisierung und Übersetzung zusätzlichen Zeitaufwand erfordern können, insbesondere bei hoher Auslastung der Behörden.
Die Apostille wird in den meisten Ländern auf Antrag innerhalb von ein bis zwei Wochen erteilt; bei dichter Terminlage der Auslandsvertretung kann die Buchung über „e-Konsul“ jedoch mehrere Monate im Voraus dauern.
Unsere Erfahrung zeigt, dass mit dem Legalisierungsverfahren unmittelbar nach Erhalt der örtlichen Urkunde begonnen werden sollte und nicht erst dann, wenn das Dokument dringend benötigt wird.
Was zu tun ist, wenn Unterlagen bereits fehlerhaft eingereicht wurden
Sind Übersetzung oder Legalisierung fehlerhaft ausgestellt, gibt die Behörde die Unterlagen in der Regel unter Angabe des konkreten Ablehnungsgrundes zurück und lehnt den Antrag nicht einfach ohne Begründung ab.
In einer solchen Situation ist es wichtig, die schriftliche Ablehnung sorgfältig zu prüfen und genau den genannten Fehler zu beheben, anstatt das gesamte Dokumentenpaket von Grund auf neu zu erstellen.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten wiederholten Ablehnungen darauf zurückzuführen sind, dass die Familie nicht denjenigen Teil des Dokuments korrigiert, auf den die Behörde tatsächlich hingewiesen hat.
Typische Fehler bei der Ausstellung des Dokuments
Der erste Fehler besteht darin, die Legalisierung aufzuschieben und anzunehmen, dass die örtliche Urkunde für alle Verfahren in der Ukraine ausreicht.
Der zweite Fehler besteht darin, die Übersetzung bei einem zufälligen Übersetzer in Auftrag zu geben, ohne die Anforderungen der konkreten ukrainischen Behörde zu berücksichtigen, bei der das Dokument eingereicht wird.
Der dritte Fehler besteht darin, im Voraus nicht zu klären, ob zwischen der Ukraine und dem Aufenthaltsland ein Rechtshilfeabkommen gilt, das die Notwendigkeit einer Apostille vollständig entfallen lässt.
Wie wir bei der Ausstellung von Dokumenten für ein Kind helfen
Wir begleiten ukrainische Familien in jeder Phase – von der Wahl der geeigneten Registrierungsart bis zur Vorbereitung der Übersetzung –, damit die Geburtsurkunde des Kindes im Ausland ohne unnötige Verzögerungen und wiederholte Behördengänge ausgestellt wird.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die vorherige Prüfung des vollständigen Dokumentenpakets und einer korrekten Übersetzung die Dauer der Anerkennung des Dokuments in der Ukraine spürbar verkürzt.
Wir helfen auch dabei zu klären, ob für das konkrete Land ein Rechtshilfeabkommen mit der Ukraine gilt, damit Zeit und Geld nicht für eine Apostille aufgewendet werden, wenn diese nicht erforderlich ist.
Wenn Sie unsicher sind, welcher Weg der Dokumentenausstellung für Ihre Situation geeignet ist, sollten Sie die Anforderungen des jeweiligen Landes besser im Voraus klären, anstatt erst bei der Einreichung der Dokumente in der Ukraine mit einer Ablehnung konfrontiert zu werden.
